Podatki, księgowość, e-widencje i obowiązki sprawozdawcze w Holandii

Holandia od lat przyciąga przedsiębiorców z całej Europy, w tym wielu Polaków, którzy dostrzegają w niej doskonałe warunki do prowadzenia działalności gospodarczej.
Choć system podatkowy i administracyjny jest tu przejrzysty, to jednocześnie bardzo dokładny i rygorystyczny – a niedotrzymanie terminów lub wymogów ewidencyjnych może skutkować karami finansowymi.

Zrozumienie, jakie podatki obowiązują w Holandii, czym jest tzw. stała obecność (permanent establishment) oraz jakie obowiązki sprawozdawcze ciążą na firmach, jest kluczowe dla każdego, kto planuje prowadzić działalność zgodnie z niderlandzkimi przepisami.

1. System podatkowy w Holandii – najważniejsze rodzaje podatków

Holenderski system podatkowy jest zorganizowany i zintegrowany – oznacza to, że wszystkie zobowiązania wobec państwa rozlicza się za pośrednictwem urzędu skarbowego Belastingdienst.
Rodzaj i wysokość podatków zależą od formy prawnej działalności, rodzaju uzyskiwanych dochodów oraz od tego, czy firma posiada w Holandii stałą obecność gospodarczą.

a) Podatek dochodowy od osób fizycznych – Inkomstenbelasting

Dotyczy przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność (eenmanszaak) lub będących wspólnikami spółek osobowych (VOF, CV).
Dochód z działalności traktowany jest jako dochód osobisty i opodatkowany według stawek progresywnych.

Stawki na 2025 rok:

• do 75 518 euro – 36,97%,

• powyżej 75 518 euro – 49,5%.

Przedsiębiorcy mogą jednak korzystać z szeregu ulg podatkowych, takich jak:

• Zelfstandigenaftrek – ulga dla samozatrudnionych,

• Startersaftrek – dodatkowa ulga dla nowych firm,

• MKB-winstvrijstelling – zwolnienie z części zysku (14%),

• odliczenia kosztów działalności (np. sprzęt, transport, biuro).

b) Podatek dochodowy od osób prawnych – Vennootschapsbelasting

Dotyczy spółek kapitałowych, głównie BV (Besloten Vennootschap) i NV (Naamloze Vennootschap).
Podatek ten naliczany jest od zysków netto spółki.

Stawki na 2025 rok:

• 19% – dla zysku do 200 000 euro,

• 25,8% – dla zysku powyżej 200 000 euro.

Dodatkowo, spółki są zobowiązane do składania rocznych sprawozdań finansowych (jaarrekening) w Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel – KvK), a także do przesyłania zeznań podatkowych w systemie elektronicznym Belastingdienst.

c) Podatek od wartości dodanej – BTW (VAT)

W Holandii podatek VAT nosi nazwę Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW).
Większość przedsiębiorstw musi się zarejestrować jako podatnicy VAT zaraz po rejestracji w KvK.

Podstawowe stawki VAT:

• 21% – stawka standardowa (większość towarów i usług),

• 9% – stawka obniżona (m.in. żywność, książki, usługi medyczne),

• 0% – eksport towarów i niektóre transakcje wewnątrzunijne.

Deklaracje VAT (btw-aangifte) składa się miesięcznie lub kwartalnie, w formie elektronicznej.
Firmy o niskich obrotach mogą korzystać z Kleineondernemersregeling (KOR) – programu zwolnienia z VAT, jeśli roczny obrót nie przekracza 20 000 euro.

d) Podatek od dywidend i inne obciążenia

Spółki BV wypłacające zyski wspólnikom muszą potrącać podatek od dywidend (Dividendbelasting) w wysokości 15%.
Dla pracodawców obowiązuje również podatek od wynagrodzeń (Loonbelasting) oraz składki społeczne odprowadzane do systemu ubezpieczeń.

2. „Stała obecność” – co to oznacza w praktyce

Jednym z kluczowych pojęć dla zagranicznych przedsiębiorców działających w Holandii jest tzw. stała obecność(permanent establishment – PE).
To pojęcie ma ogromne znaczenie podatkowe, ponieważ określa, czy działalność prowadzona przez firmę zagraniczną podlega opodatkowaniu w Holandii.

a) Czym jest „permanent establishment”?

Zgodnie z przepisami i umowami międzynarodowymi (m.in. z Polską), „stała obecność” występuje, gdy:

• firma prowadzi działalność w sposób ciągły i zorganizowany na terytorium Holandii,

• posiada biuro, warsztat, magazyn, zakład produkcyjny lub stałe miejsce zarządzania,

• lub zatrudnia pracowników i uzyskuje przychody z działalności na terenie kraju.

Jeżeli spełnione są te warunki, wówczas zagraniczna firma zobowiązana jest do:

• rejestracji w holenderskim urzędzie skarbowym,

• płacenia podatku dochodowego (od zysków osiąganych w Holandii),

• prowadzenia księgowości zgodnie z lokalnymi zasadami,

• składania rocznych sprawozdań finansowych.

b) Brak „stałej obecności” – działalność tymczasowa

W przypadku, gdy działalność ma charakter tymczasowy, a firma nie posiada stałej bazy w Holandii (np. realizuje pojedynczy kontrakt), opodatkowanie może pozostać w kraju macierzystym (np. w Polsce).
Wszystko zależy jednak od faktycznej organizacji pracy, miejsca zarządzania i rodzaju usług — dlatego w takich przypadkach warto skorzystać z doradztwa podatkowego, by uniknąć ryzyka podwójnego opodatkowania.

3. Księgowość i obowiązki ewidencyjne

W Holandii prowadzenie ksiąg rachunkowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy — zarówno jednoosobowej firmy, jak i spółki BV.
Zasady rachunkowości określa holenderski kodeks cywilny (Burgerlijk Wetboek) oraz przepisy podatkowe.

a) Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Każda firma musi prowadzić:

• rejestr przychodów i wydatków,

• ewidencję faktur sprzedaży i zakupu,

• ewidencję środków trwałych,

• rejestry VAT i listy płac (jeśli zatrudnia pracowników).

Księgowość można prowadzić samodzielnie, w formie elektronicznej, lub powierzyć ją biuru rachunkowemu.
Dane muszą być przechowywane w sposób umożliwiający natychmiastową kontrolę przez urząd skarbowy.

b) Przechowywanie danych – minimum 7 lat

Zgodnie z przepisami holenderskimi, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumentację księgową przez co najmniej 7 lat, a dokumenty związane z nieruchomościami – nawet 10 lat.
Dotyczy to:

• faktur, umów, rachunków bankowych,

• raportów finansowych,

• ewidencji VAT,

• korespondencji z urzędami.

Od 2020 roku Belastingdienst akceptuje elektroniczną formę przechowywania danych, o ile dostęp do nich jest zapewniony w każdej chwili i można je wydrukować na żądanie organów kontrolnych.

4. Obowiązki sprawozdawcze i raportowanie

a) Sprawozdania finansowe (jaarrekening)

Spółki kapitałowe (BV, NV) muszą sporządzać roczne sprawozdania finansowe, zawierające bilans, rachunek zysków i strat oraz noty objaśniające.
Dokumenty te należy:

• złożyć do Kamer van Koophandel (KvK),

• przekazać do urzędu skarbowego w formie elektronicznej,

• przechowywać w archiwum firmy.

Małe firmy mogą korzystać z uproszczonej formy sprawozdań, bez obowiązku audytu.

b) Deklaracje podatkowe

Najważniejsze terminy sprawozdawcze:

• VAT (BTW) – miesięcznie lub kwartalnie,

• Podatek dochodowy od osób fizycznych (Inkomstenbelasting) – do 1 maja następnego roku,

• Podatek od osób prawnych (Vennootschapsbelasting) – do 1 czerwca (z możliwością przedłużenia terminu),

• Roczne sprawozdanie finansowe – maksymalnie 12 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

c) E-administracja i cyfrowe raportowanie

Holenderskie instytucje publiczne są w pełni zinformatyzowane – większość obowiązków sprawozdawczych realizuje się przez portale elektroniczne:

• Mijn Belastingdienst Zakelijk – system podatkowy dla firm,

• DigiD / eHerkenning – elektroniczne uwierzytelnienie tożsamości przedsiębiorcy,

• KvK portal – składanie i przeglądanie sprawozdań finansowych.

Brak terminowego raportowania lub błędy w danych mogą skutkować sankcjami finansowymi oraz kontrolą fiskalną.

5. Kontrole i odpowiedzialność przedsiębiorcy

Belastingdienst prowadzi regularne kontrole podatkowe i księgowe – tzw. belastingcontrole.
Przedsiębiorcy muszą być w stanie udowodnić wszystkie transakcje, odliczenia i wydatki na podstawie dowodów księgowych.
Nieprzestrzeganie obowiązków ewidencyjnych może skutkować:

• karą pieniężną (do kilku tysięcy euro),

• odsetkami od zaległości podatkowych,

• w poważniejszych przypadkach – sankcjami karnymi.

Podsumowanie

Holenderski system podatkowy jest przyjazny przedsiębiorcom, ale wymaga rzetelności, terminowości i pełnej przejrzystości.
Przedsiębiorca musi wiedzieć:

• jakie podatki go obowiązują (dochód, VAT, CIT),

• czy jego działalność stanowi stałą obecność gospodarczą,

• jakie ma obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg, ewidencji i sprawozdawczości.

Dla wielu polskich firm działających w Holandii kluczem do sukcesu jest profesjonalne wsparcie księgowe i podatkowe, które pozwala uniknąć błędów i w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez niderlandzki rynek.